▷ Plus d'Efficacité au travail avec son Agenda Electronique en 2019 : 05 Astuces Simples

Qui n’a pas observé autour de soi des collaborateurs qui oublient les rendez-vous, qui ont des multiples agendas. D’autres, ont les détails de leurs rendez-vous sur des bouts de papier affichés partout… des pratiques qui n’assurent pas le maximum d’efficacité n’est-ce pas ?

« De nos jours, les agendas électroniques sont synchronisés avec les outils mobiles (Smartphones, Tablettes…) et intègrent des mises à jour en temps réel. C’est pourquoi, le professionnel moderne et efficace a compris que c’est l’outil le plus fiable pour s’organiser au quotidien. »

Comment obtenir plus d'efficacité avec l'agenda électronique de son smartphone ou de sa tablette ?

Voici donc 5 astuces que vous devez appliquer pour être plus efficace avec votre agenda électronique.

Etape 1 : Notez TOUT dans votre agenda

Les entretiens et réunions, les rendez-vous récurrents, les moments pour soi. Les taches, les jalons et relances à effectuer. Les éléments liés à la préparation des réunions et les réunions en elles-mêmes… Tout doit-être intégré dans votre agenda électronique.

Ces éléments aussitôt intégrés, spécifiez si vous devez les effectuer seul, à court terme où à long terme ; spécifiez les budgets temps en relation avec votre charge de travail, spécifiez le lieu (bureau, internet, extérieur, salle…), spécifiez les simples invités et/ou les collaborateurs… Bref, TOUT !

Etape 2 : Regroupez les informations

Les rendez-vous et réunions peuvent souvent nécessiter des documents importants, le visionnage d’une ou des vidéos, le rapport ou les indications de précédents mails…intégrez les en pièces jointes ou transformez un email reçu en rendez-vous (mon préféré).

Plus important également, dans la zone des commentaires, intégrez vos idées au fur et à mesure, copiez des liens ou articles pour vous informer et vous resituer dans le contexte le moment venu.

Etape 3 : Privilégiez un affichage ou rappel hebdomadaire

Vous devez avoir un affichage hebdomadaire ainsi, vous allez mieux repérer les dates fatidiques et gérer mieux vos priorités. Cela vous permettra aussi d’accepter de nouveaux engagements en tout état de connaissance de votre planning.

Il serait aussi important de faire des rappels pour vous créer le BON stress utile à votre productivité.

Etape 4 : Créez des catégories en COULEUR

Cette méthode vous permettra de faire une évaluation de votre temps ou de votre charge de travail plus facilement. Ainsi, vous pourrez savoir ce qui vous prend le plus de temps et d’énergie.

Cela vous permettra aussi de visualiser rapidement vos temps de pause et la masse de travail journalier.

Etape 5 : Optimisez avec les options de collaboration

Invitez vos partenaires de travail (dans ou hors de votre organisation) directement avec une proposition de rendez-vous dans laquelle vous mettrez un commentaire pour les cadrer efficacement .

Je vous suggère de partager et afficher les calendriers de vos collègues afin de trouver un horaire commun.

Vous avez désormais quelques astuces pour une organisation personnelle ou collective plus efficace. J’espère que cela vous sera utile.

Vous avez aimé cet article ? N’en restons pas là, aimez, partagez et contactez-moi pour en discuter (J’aime partager avec d’autres professionnels !).Vous pensez que j’ai oublié une étape capitale que vous utilisez au quotidien et tout aussi performante que celles ci-dessus citées ? Merci de me le partager en commentaires.